1. Trang chủ
  2. 5. Khác
  3. 1. meInvoice.vn Web
  4. Hướng dẫn nghiệp vụ
  5. (Web) Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế

(Web) Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế

1. Nội dung

Cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Bước 1: Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin.

1. Vào mục Hóa đơn, chọn Hóa đơn bán hàng
2. Tại hóa đơn muốn xóa bỏ, nhấn biểu tượng , chọn Xóa bỏ hóa đơn.

3. Nếu hóa đơn được chọn chưa lập biên bản hủy hoá đơn, nhấn để lập biên bản hủy hóa đơn.

  • Khai báo các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn:
  • Khai báo lý do hủy hóa đơn.
  • Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.

    Lưu ý: Để phục vụ cho việc ký số cần:

    • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì  kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
    • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.

  • Tích chọn Lưu & gửi nếu muốn chương trình tự động gửi luôn biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng:
  • Tên người nhận, Email người nhận, Số điện thoại: Lấy theo thông tin Người mua hàng, Email, Số điện thoại của người mua trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý:

      • Để gửi biên bản hủy hóa đơn bằng tin nhắn SMS qua Số điện thoại ở trên, thì cần Thiết lập dịch vụ SMS (xem hướng dẫn tại đây), nhấn Gửi.

      • Có thể chỉnh sửa lại biên bản hủy hóa đơn nếu cần. Xem hướng dẫn tại đây.

4. Nhấn Xóa bỏ hóa đơn.

5. Chọn hóa đơn cần lập hóa đơn thay thế.

  • Khai báo khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
  • Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách.
  • Nhấn Đồng ý.

6. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

Lưu ý: Có thế đính kèm Biên bản thỏa thuận về việc xóa hóa đơn lên phần mềm để tiện tra cứu khi cần, bằng cách nhấn Chọn tệp.

7. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ, tích chọn Gửi thông báo xóa bỏ hóa đơn cho khách hàng.

  • Tên người nhận và Email: Tự động lấy theo thông tin Người mua hàng Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Trường hợp muốn gửi SMS thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng nhấn Thiết lập dịch vụ SMS ngay. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

8. Nhấn Xóa bỏ HĐ.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email, số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại vào mục Email/ Số điện thoại và cách nhau bởi dấu “;”

9. Chương trình hiển thị thông báo như sau\ nhấn .

Lưu ý:

      • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.

      • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ.

      • Để gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng (trong trường hợp đã xóa hóa đơn nhưng chưa gửi cho khách hàng hoặc gửi lại khi có yêu cầu), nhấn biểu tượng

      • Đối với trường hợp hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn:
        • Chương trình không hiển thị cảnh báo lập biên bản hủy hóa đơn mà chuyển luôn sang giao diện Xóa bỏ hóa đơn.

        • Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như trên.
      • Có thể xóa hàng loạt các hóa đơn chưa phát hành hoặc phát hành lỗi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 2: lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

Lưu ý: Việc lập và phát hành hóa đơn thay thế không áp dụng với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộPhiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

1. Sau khi xóa bỏ hóa đơn chương trình xuất hiện cảnh báo, nhấn .

2. Hoặc có thể vào mục Hóa đơn, chọn Hóa Đơn Bán Hàng, chọn hóa đơn đã bị xóa bỏ muốn lập hóa đơn thay thế.
3. Nhấn biểu tượng , chọn Lập HĐ thay thế. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.
4. Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Lưu và phát hành hoặc nhấn Lưu nếu chưa muốn phát hành ngay hóa đơn.

6. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

      • Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.

      • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

Cập nhật Tháng Năm 11, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

Thưa Anh/Chị!
Nếu Anh/Chị cần tư vấn và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, xin vui lòng trao đổi với em ạ!.
Trò chuyện ngay