1. Trang chủ
  2. 5. Khác
  3. 1. meInvoice.vn Web
  4. Hướng dẫn nghiệp vụ
  5. (Web) Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế

(Web) Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế

1. Nội dung

Cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn giấy đã xuất cho người mua có xảy ra sai sót thì có thể lập được hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót đó. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Lưu ý: Nếu hóa đơn cần xóa bỏ đã được lập biên bản hủy hóa đơn thì không cần thực hiện bước này.

1. Vào mục Xử lý hóa đơn\ chọn Lập biên bản hủy hóa đơn.

2. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản.

  • Nhấn biểu tượng Bánh răng.
  • Chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn cần lập biên bản hủy.
  • Nhập giá trị tìm kiếm theo tiêu chí đã chọn (VD: tìm kiếm theo số hóa đơn thì nhập số hóa đơn của hóa đơn cần xóa bỏ)
  • Nhấn Tìm kiếm.

  • Chọn hóa đơn cần lập biên bản hủy trên danh sách, nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Có thể xóa bỏ cùng lúc nhiều hóa đơn.

3. Khai báo thông tin trên biên bản hủy hóa đơn.

  • Khai báo lý do hủy hóa đơn.
  • Nhấn Ký điện tử để ký biên bản hủy hóa đơn theo hình thức ký số đã thiết lập.

    Lưu ý: Để phục vụ cho việc ký số cần:

    • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì  kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
    • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.
  • Nhấn Lưu hoặc Lưu và gửi nếu muốn  gửi ngay biên bản hủy hóa đơn cho khách hàng.

Bước 2: Xóa bỏ hóa đơn sai sót

1. Nhấn Xóa bỏ hóa đơn

2. Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.

  • Nhấn biểu tượng Bánh răng.
  • Chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn cần xóa bỏ.
  • Nhập giá trị tìm kiếm theo tiêu chí đã chọn (VD: tìm kiếm thao số hóa đơn thì nhập số hóa đơn của hóa đơn cần xóa bỏ)
  • Nhấn Tìm kiếm.

  • Chọn hóa đơn cần xóa bỏ trên danh sách, nhấn Đồng ý.

3. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

Lưu ý: Có thể đính kèm biên bản hủy hóa đơn để tiện tra cứu khi cần bằng cách nhấn Chọn tệp.

4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ, tích chọn Gửi thông báo xóa bỏ hóa đơn cho khách hàng.

  • Tên người nhận và Email: Tự động lấy theo thông tin Người mua hàng Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Trường hợp muốn gửi SMS thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng nhấn Thiết lập dịch vụ SMS ngay. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

5. Nhấn Xóa bỏ HĐ.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email, số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại vào mục Email/ Số điện thoại và cách nhau bởi dấu “;”

6. Chương trình hiển thị thông báo như sau, nhấn .

Lưu ý:

      • Sau khi xóa bỏ trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ xóa bỏ trên danh sách Hóa đơn điện tử.
      • Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ.

      • Để gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng (trong trường hợp đã xóa hóa đơn nhưng chưa gửi cho khách hàng hoặc gửi lại khi có yêu cầu), nhấn biểu tượng

      • Có thể xóa hàng loạt các hóa đơn chưa phát hành hoặc phát hành lỗi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 3: lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

Lưu ý: Việc lập và phát hành hóa đơn thay thế không áp dụng với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộPhiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

1. Sau khi xóa bỏ hóa đơn chương trình xuất hiện cảnh báo, nhấn .

2. Hoặc có thể vào mục Xử lý hóa đơn, chọn Hóa Đơn Bán Hàng, chọn hóa đơn đã bị xóa bỏ muốn lập hóa đơn thay thế.
3. Nhấn biểu tượng , chọn Lập HĐ thay thế. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.
4. Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Lưu và phát hành hoặc nhấn Lưu nếu chưa muốn phát hành ngay hóa đơn.

6. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

      • Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.

      • Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….

Cập nhật Tháng Tám 22, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

Thưa Anh/Chị!
Nếu cần tư vấn sử dụng phần mềm, xin vui lòng chat với em ạ!
Trò chuyện ngay