(Desktop) Gửi hóa đơn cho khách hàng

1. Nội dung

Cho phép gửi thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, khách hàng sẽ nhận hóa đơn một cách nhanh chóng.

2. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách: Gửi hóa đơn cho từng khách hàng hoặc Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng.

Gửi hóa đơn cho từng khách hàng

1. Vào phân hệ Hóa đơn.

2. Chọn tab Hóa đơn điện tử.

3. Chọn mục Đã phát hành:
chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được
phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

4. Chọn khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn điện tử cần gửi cho khách hàng.

5. Nhấn Lấy dữ liệu.

6. Chọn hóa đơn trên danh sách, sau đó nhấn Gửi HĐ cho KH.

  • Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Đã gửi cho khách hàng.

  • Trường hợp muốn Cc mail xem hướng dẫn tại đây.
  • Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

  • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

7. Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng

1. Vào phân hệ Hóa đơn.

2. Chọn Gửi hóa đơn cho KH hàng loạt.

3. Thiết lập điều kiện để tìm kiếm các hóa đơn điện tử đã phát hành cần gửi cho khách hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn có trạng thái là Đã phát hành và thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.

4. Tích chọn các hóa đơn muốn gửi cho khách hàng.

  • Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người mua hàng Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).

Lưu ý: 

      • Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email người nhận và cách nhau bởi dấu “;“\
      • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn Xem hóa đơn hoặc nhấn Xem hóa đơn đã chọn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

5. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn.

4. Lưu ý

  • Trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công, hóa đơn điện tử sẽ có Trạng thái gửi HĐGửi lỗi. Xem một số trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công và cách khắc phục tại đây.
  • Sau khi hóa đơn được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi HĐ của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã gửi.
  • Sau khi khách hàng mở email người bán hàng gửi cho khách hàng, chương trình sẽ tự động tích chọn vào cột KH đã nhận HĐ trên danh sách hóa đơn điện tử.
Cập nhật Tháng Năm 15, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

Thưa Anh/Chị!
Nếu Anh/Chị cần tư vấn và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, xin vui lòng trao đổi với em ạ!.
Trò chuyện ngay