Gửi biên lai cho khách hàng

1.Nội dung

Cho phép gửi thông tin biên lai điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, số điện thoại, khách hàng sẽ nhận biên lai một cách nhanh chóng.

2. Hướng dẫn trên phần mềm

Trường hợp khi thực hiện Phát hành biên lai điện tử, Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi biên lai cho khách hàng thì sau khi phát hành biên lai điện tử, có thể gửi biên lai cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách:

Gửi từng biên lai cho khách hàng

1. Vào mục Biên lai thu phí, lệ phí.

2. Chọn mục Đã phát hành: chương trình lấy lên danh sách các biên lai điện tử đã được phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các biên lai điện tử có trạng thái tương ứng).

3. Nhấn vào biểu tượng  trên biên lai muốn gửi cho khách hàng.

Lưu ý:

      • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn biểu tượng
      • Ngoài ra, có thể lọc theo Ngày biên lai hoặc Trạng thái biên lai để tìm kiếm hóa đơn muốn gửi cho khách hàng.

  •  Trường hợp biên lai đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ hiển thị thông tin Đã gửi.
  • Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người nộp tiền Email trên biên lai, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Để gửi thông tin biên lai cho khách hàng qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin biên lai  điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;

4. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin biên lai điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi biên lai thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn). Người nộp khi nhận được email, SMS có thể tra cứu biên lai điện tử theo hướng dẫn tại đây.

Gửi hàng loạt biên lai cho khách hàng

1. Vào mục  Biên lại thu phí, lệ phí.

2. Chọn mục Đã phát hành:
chương trình lấy lên danh sách các biên lai điện tử đã được phát hành. (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các biên lai điện tử có trạng thái tương ứng).

3. Tích chọn các biên lai muốn gửi cho khách hàng.
4. Nhấn biểu tượng , chọn Gửi biên lai cho KH.

Lưu ý:

  • Có thể xem trước nội dung biên lai trước khi gửi cho khách hàng bằng cách nhấn biểu tượng
  •  Ngoài ra, có thể lọc theo Ngày biên lai hoặc Trạng thái biên lai để tìm kiếm biên lai muốn gửi cho khách hàng.

  • Tên người nhận và Email người nhận: Lấy theo thông tin Người nộp tiền Email trên biên lai, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Để gửi thông tin biên lai cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.

Lưu ý:

      • Trường hợp muốn gửi thông tin biên lai điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;
      • Để biết được biên lai đã từng được gửi cho khách hàng hay chưa, xem thông tin tại cột Tình trạng gửi biên lai.
  • Có thể xem trước nội dung biên lai bằng cách nhấn vào biểu tượng  hoặc nhấn Xem toàn bộ biên lai để xem tất cả biên lai cùng lúc.

5. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin biên lai điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn). khách hàng khi nhận được email, SMS có thể tra cứu biên lai điện tử theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Trường hợp không nhập đầy đủ thông tin Tên người nhận Email người nhận của từng biên lai, có thể tích chọn Bỏ qua biên lai thiếu thông tin để gửi các biên lai đã có đủ thông tin nhận biên lai cho khách hàng.

4. Lưu ý

  • Trường hợp gửi biên lai cho khách hàng không thành công, biên lai điện tử sẽ có Trạng thái gửi HĐGửi lỗi. Xem một số trường hợp gửi biên lai cho khách hàng không thành công và cách khắc phục tại đây.
  • Theo dõi lịch sử gửi biên lai cho khách hàng tại đây.
  • Sau khi biên lai được gửi cho khách hàng thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật Trạng thái gửi biên lai của biên lai điện tử trên danh sách thành Đã gửi.

Cập nhật Tháng Ba 30, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

Thưa Anh/Chị!
Nếu Anh/Chị cần tư vấn và hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, xin vui lòng trao đổi với em ạ!.
Trò chuyện ngay