Phát hành biên lai

1. Nội dung

Cho phép phát hành các biên lai điện tử đã được lập trên chương trình.

2. Các bước thực hiện.

Lưu ý: Để phục vụ cho việc ký số lên biên lai điện tử, trước khi phát hành biên lai điện tử cần:

  • Nếu đơn vị sử dụng hình thức ký số trực tiếp qua USB thì kế toán phải cắm USB Token của đơn vị vào máy tính để phục vụ cho việc ký số lên biên lai điện tử (Chữ ký số trên USB Token phải còn hạn và không bị thu hồi).
  • Nếu đơn vị sử dụng các hình thức ký số khác thì phải thiết lập chữ ký số.

Kế toán có thể phát hành biên lai điện tử theo 1 trong 2 cách:

Phát hành từng biên lai điện tử

Có thể thực hiện phát hành từng biên lai điện tử theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Phát hành biên lai điện tử trên danh sách biên lai
1. Vào mục Biên lai thu phí, lệ phí.
2. Chọn mục Chưa phát hành (hoặc Phát hành lỗi): chương trình lấy lên danh sách các biên lai điện tử chưa thực hiện phát hành hoặc phát hành bị lỗi.
3. Nhấn biểu tượng trên biên lai muốn phát hành.

Lưu ý: Ngoài ra, có thể lọc theo Ngày biên lai hoặc Trạng thái biên lai để tìm kiếm biên lai muốn phát hành.

4. Tích chọn Gửi hóa biên lai khách hàng: nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về biên lai điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành biên lai điện tử.

  • Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàngEmail trên biên lai, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Để gửi thông tin biên lai cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.

Lưu ý:
Trường hợp muốn gửi thông tin biên lai điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;” 

5. Có thể xem trước nội dung biên lai trước khi phát hành bằng cách nhấn Xem biên lai.

6. Ngày biên lai phải bằng với ngày ký phát hành (là ngày hiện tại trên máy tính). Nếu Ngày biên lai trên biên lai gốc khác với ngày ký phát hành thì sau khi phát hành chương trình sẽ cập nhật lại Ngày biên lai trên biên lai gốc theo ngày hiện tại trên máy tính.

7. Nhấn Phát hành.

Lưu ý:

  • Để ký điện tử thì phải cài đặt công cụ MISAKYSO, theo hướng dẫn tại đây. Đồng thời, cắm USB Token của đơn vị vào máy tính.
  • Để thực hiện phát hành biên lai thì ngày biên lai  phải lớn hơn ngày bắt đầu sử dụng (Theo quy định, sau 05 ngày kể từ khi thông báo biên lai phát hành , nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp được phép sử dụng biên lai theo thông báo phát hành).

8. Lựa chọn chứng thư số trên USB Token và nhấn OK, chương trình đồng thời cấp số biên lai và phát hành biên lai điện tử.

Lưu ý: Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.

Cách 2: Phát hành biên lai điện tử ngay trên các biên lai đã lập
1. Sau khi lập biên lai điện tử , Nhấn Lưu và Phát hành.

2. Thực hiện các bước phát hành biên lai điện tử tương tự như cách 1.

Phát hành hàng loạt biên lai điện tử

1. Vào mục Hóa đơn, chọn Biên lai thu phí, lệ phí.
2. Chọn mục Chưa phát hành (hoặc Phát hành lỗi):
chương trình lấy lên danh sách các biên lai điện tử chưa thực hiện phát
hành hoặc phát hành bị lỗi.
3. Tích chọn các biên lai muốn phát hành.
4. Nhấn Phát hành.

Lưu ý: Ngoài ra, có thể lọc theo Ngày hóa đơn hoặc Trạng thái hóa đơn để tìm kiếm hóa đơn muốn phát hành.

5. Tích chọn Gửi biên lai nếu muốn chương trình tự động gửi biên lai điện tử cho khách hàng ngay sau khi thực hiện chức năng phát hành biên lai điện tử.

  • Tên người nhận và Email người nhận:Lấy theo thông tin Người mua hàngEmail trên biên lai, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
  • Để gửi thông tin biên lai cho khách hàng qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên biên lai, kế toán có thể sửa lại nếu cần.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin biên lai điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;

6. Có thể xem trước nội dung biên lai bằng cách nhấn vào biểu tượng hoặc nhấn Xem toàn bộ biên lai để xem tất cả biên lai cùng lúc.
7. Thông tin Mẫu số, Ký hiệu, Ngày biên lai được lấy theo thông tin trên biên lai. Số biên lai sẽ được cấp liên tục tương ứng với từng mẫu biên lai theo Thông báo phát hành biên lai đã có hiệu lực.

8. Ngày biên lai phải bằng với ngày ký phát hành (là ngày hiện tại trên máy tính). Nếu Ngày biên lai trên biên lai gốc khác với ngày ký phát hành thì sau khi phát hành chương trình sẽ cập nhật lại Ngày biên lai trên biên lai gốc theo ngày hiện tại trên máy tính.

Lưu ý: Có thể cập nhật ngày trên biên lai bằng ngày hiện tại trên máy tính trước khi phát hành bằng cách nhấn Cập nhật ngày hóa đơn bằng ngày phát hành.

9. Nhấn Phát hành.

Lưu ý:

      • Để ký điện tử thì phải cài đặt công cụ MISAKYSO, theo hướng dẫn tại đây.
      • Để thực hiện phát hành biên lai thì ngày biên lai phải lớn hơn ngày bắt đầu sử dụng (Theo quy định, sau 05 ngày kể từ khi thông báo phát hành biên lai, nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế thì doanh nghiệp được phép sử dụng biên lai theo thông báo phát hành).

10. Lựa chọn chứng thư số trên USB Token và nhấn OKchương trình sẽ thực hiện phát hành biên lai điện tử.

Lưu ý: Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.

3. Lưu ý

  • Trường hợp phát hành không thành công xem nguyên nhân và hướng dẫn khắc phục tại đây.
  • Sau khi phát hành biên lai điện tử thành công:
    • Kế toán không thể thay đổi được các thông tin trên biên lai đã phát hành mà phải thực hiện Xóa và lập biên lai thay thế hoặc lập biên lai điều chỉnh theo đúng quy định.
    • Chương trình sẽ tự động cập nhật trạng thái phát hành của biên lai điện tử trên danh sách thành Đã phát hành.

Cập nhật Tháng Tư 24, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận

Thưa Anh/Chị!
Nếu cần tư vấn sử dụng phần mềm, xin vui lòng chat với em ạ!
Trò chuyện ngay