(Web) Chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

1. Mô tả nghiệp vụ

Cho phép chuyển đổi hóa đơn điện tử đã phát hành thành chứng từ giấy dùng để lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

2. Hướng dẫn trên phần mềm

Kế toán có thể chuyển chứng từ giấy bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Chuyển từng hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

1. Vào mục Hóa đơn, chọn Hóa đơn bán hàng.

2. Chọn mục Đã phát hành chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được phát hành (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

3. Tích chọn hóa đơn muốn chuyển thành chứng từ giấy, sau đó nhấn biểu tượng , chọn Chuyển thành hóa đơn giấy.

Lưu ý: Ngoài ra, có thể lọc theo Ngày hóa đơn hoặc Trạng thái hóa đơn để tìm kiếm hóa đơn muốn chuyển thành chứng từ giấy.

• • Thông tin Người chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.
  • Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển thành chứng từ giấy bằng cách nhấn Xem hóa đơn.

6. Nhấn Chuyển đổi, chương trình sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang dạng PDF.

7. Nhấn vào biểu tượng  để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy.

Lưu ý: Có thể chuyển từng hóa đơn thành chứng từ giấy trên báo cáo bảng kê hóa đơn đã sử dụng. 

Cách 2: Chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

1. Vào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn bán hàng.

2. Chọn mục Đã phát hành chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được phát hành (Hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Đang gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH chương trình sẽ lấy lên các hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

3. Tích chọn các hóa đơn muốn chuyển thành chứng từ giấy.
4. Nhấn biểu tượng , chọn Chuyển thành hóa đơn giấy.

• Thông tin Người chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên Kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần.

• Có thể xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển bằng cách nhấn biểu tượng  hoặc nhấn Xem toàn bộ hóa đơn để xem trước nội dung của tất cả các hóa đơn đã chọn cùng lúc.

5. Nhấn Chuyển đổi, chương trình sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang dạng PDF.

6. Nhấn vào biểu tượng để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy.