Làm thế nào để gửi hóa đơn nháp cho khách hàng?

1. Nội dung

Cho phép NSD gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp (chưa phát hành) cho khách hàng để khách hàng kiểm tra trước thông tin tránh sai sót.

2. Chi tiết thay đổi

Trước phiên bản R30 Web: Chương trình chưa đáp ứng tính năng gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp nháp cho khách hàng.

Từ phiên bản R30 Web (phát hành ngày 04/12/2020) trở đi: NSD có thể gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận lại các thông tin trên hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp trước sau đó mới phát hành giúp giảm thiểu sai sót.

VD: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng(thực hiện tương tự với biên lai và phiếu xuất kho)

Có thể gửi từng hóa đơn nháp cho khách hàng hoặc gửi hàng loạt hóa đơn nháp cho khách hàng cùng lúc.

Cách 1: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng trên giao diện lập hóa đơn.

• Sau khi khai báo các thông tin trên giao diện lập hóa đơn, nhấn Gửi hóa đơn nháp.

• Chương trình hiển thị thông báo như sau, nhấn Có.

• Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ hiển thị thông báo Hóa đơn đã được gửi bản nháp cho khách hàng, bạn có muốn gửi lại không?
• Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
• Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS, xem hướng dẫn tại đây. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.

Lưu ý:

• • Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;“
  • Trường hợp muốn CC mail, Xem hướng dẫn tại đây.

4. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn).

5. Người mua mở email mà người bán gửi để xem hóa đơn.

Cách 2: Vào danh sách hóa đơn để gửi hóa đơn nháp cho khách hàng.

• Vào mục Hóa đơn, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã lập (chưa phát hành) muốn gửi cho khách hàng.
• Tại dòng hóa đơn nháp muốn gửi, nhấn biểu tượng dấu 3 chấm, chọn Gửi hóa đơn nháp.

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi cùng lúc nhiều hóa đơn nháp cho khách hàng thì tích chọn các hóa đơn muốn gửi.

• Các bước tiếp theo thực hiện tương tự như cách 1.