(Web) Làm thế nào để quản lý phiếu xuất kho như hóa đơn điện tử trên phần mềm?

1. Nội dung

Hướng dẫn lập, phát hành và quản lý Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý trên phần mềm meInvoice.vn.

2. Các bước thực hiện

Giả sử, đơn vị có phát sinh Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, thực hiện theo các bước sau:

Lập hồ sơ để thông báo phát hành phiếu xuất kho

1. Khởi tạo mẫu hóa đơn Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ và thông báo phát hành hóa đơn.

• Vào Đăng ký phát hành\Mẫu hóa đơn, nhấn Thêm mới.

• Chọn mẫu hóa đơn tại tab PXK kiêm vận chuyển nội bộ

• Xem hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn tại đây.

Lập và phát hành phiếu xuất kho

• Vào phân hệ Hóa đơn\Phiếu xuất kho, nhấn Thêm mới.

• Chọn Mẫu số hóa đơn vừa khởi tạo và thông báo ở trên.

• Khai báo các thông tin trên phiếu xuất kho, sau đó nhấn Lưu/Lưu và Phát hành.

Lưu ý: Kế toán có thể phát hành hóa đơn từ danh sách phiếu xuất kho, xem hướng dẫn tại đây.

Gửi phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng

• Vào phân hệ Hóa đơn\Phiếu xuất kho.
• Gửi từng hóa đơn: Chọn phiếu xuất kho cần gửi hóa đơn và nhấn vào biểu tượng 

• Gửi hóa đơn hàng loạt: Chọn các phiếu xuất kho cần gửi và nhấn vào biểu tượng , chọn Gửi hóa đơn cho KH.

• Xem hướng dẫn gửi hóa đơn cho khách hàng tại đây.

Xóa bỏ phiếu xuất kho bị sai sót

1. Vào phân hệ Hóa đơn\Phiếu xuất kho.
2. Chọn phiếu xuất kho muốn xóa bỏ, nhấn biểu tượng , chọn Xóa bỏ hóa đơn.

3. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

Lưu ý: Có thế đính kèm Biên bản thỏa thuận về việc xóa hóa đơn lên phần mềm để tiện tra cứu khi cần, bằng cách nhấn Chọn tệp.

4. Để chương trình gửi thông báo cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ, tích chọn Gửi thông báo xóa bỏ hóa đơn cho khách hàng.

• • Tên người nhận và Email: Kế toán tự khai báo các thông tin này.
    
  • Trường hợp muốn gửi được sms thông tin hóa đơn cho khách hàng thì nhấn Thiết lập SMS ngay. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây .

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“

Tra cứu, tìm kiếm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ

1. Vào mục Hóa đơn\Phiếu xuất kho.

2. Có thể xem danh sách phiếu xuất kho theo tiêu chí chương trình thiết
lập sẵn như: Chưa phát hành, Đang phát hành, Phát hành
lỗi, Đã phát hành…

3. Hoặc có thể chọn tiêu chí tìm kiếm phiếu xuất kho:

• • Tìm kiếm theo Ngày hóa đơn.
  • Tìm kiếm theo Loại hóa đơn.

4. Nhập từ khóa tìm kiếm hóa đơn theo: Số hóa đơn, Người vận chuyển hoặc Đại lý (đối với Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý), sau đó nhấn biểu tượng  để tìm kiếm.

5. Các chức năng trên danh sách phiếu xuất kho:

• • : Cho phép Sửa các phiếu xuất kho chưa phát hành (hoặc phát hành lỗi).
  • : Cho phép phát hành phiếu xuất kho.
  • : Cho phép gửi phiếu xuất kho đã phát hành cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng hoặc cho đại lý.
  • : Cho phép xem mẫu phiếu xuất kho.

: Cho phép xóa các phiếu xuất kho chưa phát hành (hoặc phát hành lỗi).

• • : Cho phép trở về trang trước/đi đến trang sau.
  • : Đi đến trang đầu tiên/Đi đến trang cuối cùng.

Các tình huống sử dụng hóa đơn điện tử khác

1. Chuyển hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy. Xem hướng dẫn tại đây.
2. Tải hóa đơn. Xem hướng dẫn tại đây.
3. Hủy hóa đơn. Xem hướng dẫn tại đây.
4. Xem báo cáo hóa đơn điện tử. Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Thực hiện tương tự khi có phát sinh Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.